Vantaggi di un software per la forza vendita

Monitorare e controllare le performance di quella che è la forza vendita di un’azienda, è una tipologia di attività che qualsiasi direttore commerciale che si rispetti, compie con frequenza quotidiana. In altre parole, è un’azione che non può essere mai trascurata. Come facilitare questo compito oneroso e non certamente semplice? Sfruttando i vantaggi di un software specifico. Analizziamo insieme la situazione.

Monitorare la forza vendita: significato

Prima di analizzare nel dettaglio quali sono i vantaggi che possono derivare dall’utilizzo di un software per la forza vendita, è opportuno capire cosa significhi monitorarla. Stiamo parlando di una serie di pratiche che un direttore commerciale, ovvero un sales manager, adotta con lo scopo di verificare che tutti gli appartenenti alla sua rete commerciale stiano davvero rispettando quelli che sono gli obiettivi prefissati in un determinato momento. Tale momento può essere inizio mese, inizio anno o qualsiasi altro.

Al fine di compiere una misurazione ottimale dei risultati, vengono determinati i KPI, acronimo di “Key performance indicator”, ovvero degli indicatori per la chiave di prestazione. In altre parole si tratta di un insieme di azioni pratiche quantificabili e misurabili numericamente. Solitamente si parla di parametri come il numero delle visite effettuate ai clienti, le offerte commerciali realmente presentate, il numero delle telefonate fatte, i contratti siglati oppure le trattative andate a buon fine (e molto altro ancora).

Le difficoltà che incontra un direttore commerciale

Coloro che sono soliti muoversi all’interno di reti commerciali, sanno benissimo come monitorare la forza vendita non sia semplicissimo, perché i venditori non amano moltissimo fornire eccessive informazioni sui clienti acquisiti nel loro portafoglio. Questa regola vale per qualsiasi tipologia di tali informazioni, dal tipo di interazione intercorsa, al numero dei clienti e molto altro ancora.

La reazione è assolutamente comprensibile, soprattutto nel caso i venditori in questione fossero degli agenti plurimandatari che lavorano con partita IVA, e che cercano quindi di tutelare il portafoglio clienti personale. Nonostante tale considerazione però, un sales manager o un capo area non può basarsi solo ed esclusivamente sul livello di fiducia presente con il team, ma deve necessariamente operare un controllo sull’operato effettivo di tale team.

Con questi presupposti, quando si parla di monitorare la forza vendita, la questione non è se farlo oppure non farlo, bensì in quale modo farlo nella maniera corretta, che non risulti invasiva, che sia del tutto rispettosa dei collaboratori e soprattutto realmente efficace. Quali strumenti utilizzare quindi per monitorare le attività del team?

Il manager digitale

Un direttore vendite che ha deciso di operare in maniera digitale un controllo della forza vendita, solitamente ha scelto di utilizzare un CRM, ovvero un particolare software che permette la gestione da remoto di tutti i collaboratori, tenendo sempre sotto controllo progressi individuali e collettivi della squadra. Così facendo, il direttore commerciale è sempre pronto a intervenire nel caso si rendesse necessaria la sua presenza, senza però essere invadente o pressante con la squadra. In altre parole si preferisce un approccio decisamente più analitico.

Chiaramente tutto il sistema funziona solamente se tutti gli appartenenti di quel determinato team sono in grado e soprattutto vogliono utilizzare un CRM. A tal proposito, si rende necessaria una preventiva attività di formazione che possa far capire quali siano i vantaggi reali dell’utilizzo di tali software, senza che i collaboratori la recepiscano come un’imposizione.

Software in mobilità o tradizionale?

Una volta stabilita l’importanza di un software CRM per monitorare le attività di vendita, occorre determinare se la soluzione ideale sia un software di tipo tradizionale, o uno specificatamente progettato per l’utilizzo mobile. Anche se non esiste una risposta universale che vada bene per qualsiasi attività, un CRM mobile offre di fatto il vantaggio di poter essere utilizzato da chiunque e soprattutto in qualsiasi luogo.

Attraverso l’utilizzo di tali software, il sales manager ottiene una mole di dati, sempre precisi e soprattutto sempre aggiornati in real time. Da precisare inoltre che il non dover di continuo riorganizzare manualmente tutti i dati a fine giornata, con estenuanti riunioni (spesso molto odiate), permette di avere più tempo a disposizione, quindi di non obbligare i collaboratori in un’organizzazione rigida di tali giornate in funzione di questi incontri.

Ovviamente la fase iniziale per adottare un CRM, richiede una fase di investimenti maggiori, nonché un periodo di formazione per tutti i collaboratori. È opportuno specificare infatti, che tutti gli appartenenti al team devono collaborare in tal senso, altrimenti questi programmi diventano inutili. Per quanto concerne gli investimenti invece, ottimizzando tutti i flussi aziendali, in breve tempo si rientrerà della spesa sostenuta.